【仮想オフィスツール比較】Remo, Sococo, Remottyを実際に使ってみた

テレワークが急速に普及する中で、その便利さを実感しつつも「オフィス出社した時のように従業員がコミュニケーションやコラボレーションをいつでも取れるようにしたい」といった課題感を持つことがある。「仮想オフィス」ツールがその解決策になるのか、筆者が勤める会社で人事として実際に導入・利用して検証してみた。同じように仮想オフィスツール導入を検討している企業の参考になれば幸いだ。

今回利用したのは、代表的な仮想オフィスツール「Remo」、「Sococo」、「Remotty」の3つ。それぞれ短期間のトライアルを実施した上で得られた率直な感想をお伝えする。

仮想オフィス導入のメリットとは

3つの製品はどれも特徴が異なり興味深かったが、どの製品にも感じられた共通点は以下の3つ。仮想オフィスツールの導入メリットとして、まず簡単に整理したい。

・出社＝WEBにアクセス

仮想オフィスの世界において、オフィスはWEB上に存在するため、社員の出社はそこにアクセス・ログインすることを意味する。身体はオフィスにいなくとも、仮想オフィスツールにアクセスすれば同僚が同じようにアクセスをしていて、主にチャットを通じて会話が出来るという仕組みになっている。ネットワークさえあれば、家やカフェにいながらでも「出社する」というアクションが取れる利便性は高い。

・アバター移動とチャット・WEBカメラ利用で”ちょっとした”コミュニケーションも取れる

仮想オフィス内では基本的にアバターを移動させ、チャットとWEBカメラを使ったコミュニケーションが主になる。この組み合わせが、単にテレワークでコミュニケーションツールのみを使う場合よりも忠実にリアルなオフィスでの「対面での気軽な会話」「ちょっとした声かけ」を再現してくれる。フランクでスピード感のあるチャットができたり、WEBカメラを通じて顔が見やすかったりする点はテレワーク環境で起こりうるコミュニケーション不足を補う上で役立つ。

・地方や海外間の物理的な壁が無くなる

オフィスがWEB上にあるということは、身体があるのが東京でも沖縄でもアメリカでも、社員同士の距離は同じということになる。（もちろん、時差は考慮しなければならないが。）全国・世界に支社があるような会社では、異なる地域の同僚と関わりが少ないことはよくあるかもしれないが、仮想オフィスであればそのような物理的な壁を取り払ったコミュニケーションが可能になる。仮想オフィスの導入により、今までに無かったコラボレーションやアイデアが生まれるかもしれない。

以上の3つを踏まえた上で、各製品にどのような特徴や違いがあったか、1つずつ見ていこう。

各製品のメリット、デメリット、導入おすすめ企業

Remo

WEB会議ツールとしても有能な海外製の仮想オフィスRemo。ログインするといくつかの部屋に分かれており、目的に合わせて部屋を選び、移動することができる。海辺のデザインも選択できたりとポップなデザインが印象的である。

同じ部屋にいるメンバーとワンタッチでWEB会議（音声だけ・動画だけも選択可能）ができるため、「ちょっといい？」という声かけが気軽にできる環境は普段同僚とオフィスにいる感覚に近い。

自社オフィスでのトライアル画面

デザインが洗練されていて使いやすい

先に触れたばかりだが、Remoの特徴はそのデザイン性にある。UIが優れていて、直感的に操作がしやすい。さらに、チャットの一斉送信やホワイトボード・バーチャル背景機能は他の2つの製品には無い機能で、使い勝手の良さと機能の充実性が両立している点が大きなメリットだ。

仮想オフィス内には座席があり、部屋を移動する操作性はリアルオフィスでの感覚に近い。また取引先など外部の人間を一時的にオフィスに招待し、会議に参加できるなど面白い機能も備えている。チャット上でファイルデータも送付できるので、業務上必要なコミュニケーションはほぼカバーできると言っていいだろう。

一方で料金は高め、時間制限プランがある

機能が充実している一方、料金は1人あたり＄20 (2時間) ～＄70 (12時間) と高め。また現時点では英語表記が主なので導入ハードルが高く感じることもあるかもしれないが、今後は日本代理店が間に入る予定だ。

画像はRemoのホームページより

★英語に抵抗がなく、リアルオフィスも組み合わせてカジュアルに導入したい会社におすすめ

Remoは時間制での利用プランとなっているため、社員全員がまるっきりオフィスをバーチャルに移行するというよりも、テレワーク勤務の社員とリアルオフィスに出社する社員がみな決まった時間にRemoに集まり、WEB会議あるいは雑談タイムを実施するといった使い方など、状況に合わせた部分的な利用が効果的かもしれない。

Sococo

アメリカ発の仮想オフィスツールだが、日本では株式会社テレワークマネジメントと株式会社イグアスが代理店として販売を行っている。

ワンタッチでWEB会話への切替が可能、ZoomやMeetとの連携もでき、スマホアプリもある。Remoと同様、URLを共有することで外部の人を招待することができる。日本では月額2500円/1アカウント、アメリカ版だと＄13.49から利用可能となる。

画像はSococoのホームページより

リアルなオフィスで、リアルな距離感を表現するアバター

Sococoの特徴は座席やドアの開閉、階層（フロア）に至るまで、とにかくリアルなオフィスをWEB上に再現しているところ。筆者がトライアルした際には30名規模のオフィスを利用したが、キッチンやソファスペースもあり驚いた。

自身のアバターは、色や名前をカスタマイズして使用することができる。リアルなオフィスを再現した環境でアバターを移動させるため、アバターの「距離感」が表現できるのはSococoならではの面白さであり、リアルさだ。またsococoでは一時退席中といったプレゼンス表示を自身で編集できるため、「昼休み」など分かりやすく表示できる。

自社オフィスでのトライアル画面

ワンタッチでのWEB会議は1日10分程度、チャットのログが弱い

SococoもRemoと同様にワンタッチでWEB会議が開始できるため、筆者が社内で取った利用アンケートでは高評価であった一方で、回線の関係上1日10分程度に留めないといけない。（その分Remoよりも低コストとなっている）長時間のWEB会議ではZoomと連携できるが、慣れるまでにやや時間がかかる。

また同室のメンバーでグループチャットができるが、部屋を出るとログが残らず、またファイルデータは送れないので不便さは否めない。

画像はAureaの紹介ページより

なるべくリアルなオフィス感を残して仮想オフィスに切り替えたい会社おすすめ

「オフィス」というものをできるだけリアルに近づけようとしているツールがSococoだろう。人数が増えるにつれ、ワンフロアからオフィスビルへと成長を遂げる会社であっても問題なく移行が可能だ。ただし、テレワーク中でも外出が多かったりリアルなオフィスで勤務したりする社員がいる場合には、ログインやプレゼンス変更を忘れてチャットができなかったりと情報がSococoに反映・集約されず、仮想オフィスとして十分な機能がしにくい点があるので注意が必要だ。

Remotty

自社の従業員も全員がリモートワークを実践している株式会社ソニックガーデンが開発する日本製の仮想オフィスツール。仮想オフィスではあるが、Remottyでは座席や移動がなく、社員全員の顔写真が並ぶというデザインになっている。

画像はRemottyのホームページより

常時顔が見えるつくり

Remottyは2分ごとに顔写真が撮影され、お互いが席にいるのか、何をしているのかがリアルタイムで分かるようになっている。テレワークで起こりがちな電話やチャットのタイミングが悪く繋がらない、という状況にはならない。

またオープンチャットを採用しているため、個々人の独り言や声かけがツイッターのように流れていく。情報のオープン性も魅力のひとつだ。オフィスの雑談感・繋がっている感覚は3つのツールの中では一番強く感じた。

また最近ではカレンダー連携のサービスがスタートし、顔と一緒に個別の予定も確認ができる仕組みになっている。

顔写真の撮影がストレスに感じることも

前述のとおり、仕事中は顔を撮影されるため「見られている感じ」が「監視されている」と感じる場合、大きな心理的負担になる。ワンタッチで再撮影は可能なのだが、白目になっているところを激写された顔が同僚に見られることもあるし、真面目な表情でPCを見つめる顔は意外と冷たく感じ、話しかけづらいという声もあった。

またチャットは全員が閲覧できるためセンシティブな相談は個別のクローズチャットを利用しなければならず、何てことない内容でも全員が見られるチャットに投稿することに気後れする人もいる。

常時接続やチャットに親和性が高い小～中規模の会社におすすめ

Remottyの特徴であるオープンチャットの効果が一番発揮されるのは、社員がお互いを理解している30名以下の会社だろう。例えば100人のグループラインに投稿する場合に勇気が必要なのは筆者だけではないはずだ。1人で作業している環境でも、顔が見える環境で仲間と繋がっていると感じながら仕事ができるのは、一定規模の企業のテレワークとしては最高形態かもしれない。

製品を使い終えて

テレワークに仮想オフィスは効果的だが、企業の規模感やカルチャーによって適切な仮想オフィスツールが異なることを今回実感した。

3つのツールを利用してみて特に強く感じたことは、オフィスをWEB上に再構築するのは思っていた以上に難しいということだった。社内のトライアルメンバーを集め、ログインルールをつくり、説明をしても「仮想オフィスには価値がある」と思ってもらえない限り、どうしても日常使いとして浸透させることに壁を感じることになるだろう。その点で、仮想オフィスを導入するのであれば、まず利用すること自体が自社カルチャーとマッチしているか確認すること、そしてその上でルールを整備することが非常に大切だと学んだ。

今回仮想オフィスツール3製品を使った筆者のまとめは次の2つだ。

・管理職の期待値は高い

トライアル後の社内アンケートでは、管理職と非管理職では評価が大きく分かれた。管理職はテレワークで部下の動きや状態が見えないことが大きなストレスであり、仮想オフィスの導入で部下の状態が見える化されることに期待が込められていることが分かる。
テレワークという見えない状態では性善説に基づいたある程度の「信頼」も必要であるが、慣れない環境に対し、仮想オフィスがタイムリーなマネジメントの一助となるのではないだろうか。

社内アンケート抜粋

また、外出が多い職種は仮想オフィスのアクセス時間がどうしても少なくなってしまうため、メールや電話よりもPCチャットに移行と言われても使い勝手が悪い。業務時間の多くをPCの前で過ごす職種の方が、すぐに上司・部下とチャットやWEB会議が繋がる仮想オフィスツールを便利だと感じる割合が高いだろう。

・テレワークでも「同じ場所に集合して」「すぐに顔が見え」「声をかけられる」環境を

テレワークの導入と同時にチャットツールやZoomなどのWEB会議ツールを個別に導入している会社は多いだろうが、それでもテレワークが長くなるとどうしても心理的にも日常の業務でも孤独感を感じ、同僚との距離感が生まれ、所属意識の低下に歯止めが利かなくなってしまう。その点、仮想オフィスは離れていながらも対面に近いコミュニケーションが可能になるため、その点では人事として届かないところに手が届く貴重なツールだと実感した。会社にいるような気軽に声をかけられて、一緒にいる感じがする、というのは企業にとって大きな価値創出となりえるかもしれない。

• 参考記事：仮想オフィス（VRオフィス）のメリットとデメリット