【機能一覧+比較ポイント5つ】タブレット有の会議室予約システムでオフィスをスタイリッシュに

オフィスには欠かせない存在の会議室。その効率的な運用や社員の生産性向上のために、アナログでの会議室予約管理からデジタルを活用した管理システムに切り替える企業が今増えている。会議室予約システムが注目の的となっているが、それと付随して会議室の壁などに設置できるタブレットの有無はどこまで意識されているだろうか？

現在最も多く導入されているシステムの1つは、G SuiteやOffice365などのグループウェアの一機能として含まれているシンプルなもの。社内の共有カレンダーとの連携も可能で便利なものだが、タブレットなしでは「仮予約」「キャンセル忘れ」により会議室の20~30%が実際に空いている「空予約」問題が残ったり、見た目にも「最先端で、かっこいい」オフィスづくりにはもう一歩足りなかったりする。

そこで、今回は数ある会議室予約システムの中でも特に人気を集めるタブレット端末を用いた会議室予約システムのみを紹介。タブレット端末をつけることのメリット、Worker’sResortが独自の目線でまとめた16製品の機能一覧、そして選定の際の5つのポイントを整理する。

タブレット端末が付くことで生まれるメリット

一般的な会議室予約システムと比べ、タブレット端末付きの会議室予約システム導入のメリットは以下の点にまとめられる。

「空予約」の防止による会議室の稼働率向上

タブレット端末を会議室の壁に設置・活用することで、会議室へのチェックイン・チェックアウト機能を追加。予約が入っているにもかかわらず使われない会議室の予約を自動でキャンセルしたり、予約の入っていない会議室を必要な際に瞬時にその場で予約・活用したりすることができる。会議室予約の20~30%を占めるとされる「空予約」を防ぐことで、オフィス空間の運用効率を高めることが可能だ。

データ分析機能で、会議室の使用状況を見える化

「空予約」の防止で会議室の利用状況をより正確なデータで見える化し、オフィス空間の利用率分析・改善に活かすことができる。製品によってはセンサーとの併用でより細かなデータ収集も可能。クラウドを活用し利用データを一元管理することが現在容易になったことも後押ししている。

さらに受付システムと連携するものを活用すれば来訪者の情報を管理しつつ、会議室までの案内も含めてタブレットを通じて行うこともできる。

「最先端なオフィス」の見栄えを演出

デジタルな見た目やオフィス効率を見える化している様子が印象的なタブレットは、「かっこいい」「新しい」「最先端な」オフィスづくりの材料として効果的。オフィスの改装や移転時に取り付けられることが多いのも納得がいく。

製品の機能一覧

各社製品とも会議室の予約機能や連携サービスなど充実しているが、細かく見ると類似する機能や差別化となる機能など様々ある。そんな数ある機能を30項目に細かく分類し、一覧にした。

製品によって標準で装備されているものやオプションとして追加できるもの、またその機能を利用するための料金は異なる。これらの機能の利用可能性を確認する表としてご覧いただきたい。

日本製・海外製を含めた16製品を5つの視点で整理

日本でも展開される海外製品を含んだ16製品を比較ポイント5つに分けて整理。実際に自社に合う製品を探している読者の方向性が見えてくれば幸いだ。各項目ごとのポイントを製品ともに紹介する。

1. グループウェアとの連携の有無：連携 or 単独利用？
2. 導入先のオフィス規模：機能の充実さや多言語対応は必要？
3. 受付との連携：受付業務もカバー or 来訪者データの管理・共有のみ？
4. 画面のデザイン性：シンプルさ or 拡張性？
5. 低価格で導入可能：タブレット代わりのNFC

1. グループウェアとの連携の有無：連携 or 単独利用？

導入する製品を検討する際に最初の選定の軸となるのが、グループウェアとの連携の有無。タブレットを社内の共有カレンダーと同期させて利用するには、どの会議室予約システムが自社のグループウェアと連携できるか確認する必要がある。

1-1. グループウェアとの連携が必要な場合、Office365やG Suiteはまず問題ない

タブレット端末を利用した会議室予約システムは、自社で導入しているグループウェアのカレンダーと連携することでその効果をさらに発揮する。今回紹介する16製品中のほとんどは現状日本でトップシェアとされるグループウェアのOffice365やG Suiteとの連携が可能なため、これらのグループウェアとの連携を考えている企業は幅広い選択肢から製品を絞り込むことができる。

一方、日本製で人気の高いサイボウズOfficeやGroon、またdesknets NEOに対応するシステムはまだ数が限られているのが現状。そこで、これらの日本製グループウェアとの連携可能な会議室予約システムを3つ紹介する。

日本製グループウェアにも対応：サイボウズ、desknets NEOとも連携可能な会議室予約システム

■ SmartRooms
内田洋行が開発したクラウド型会議室管理システムで、サイボウズやOffice365、G Suiteなど主要グループウェアと連携が可能。入室ボタンでチェックインを確認し、一定時間入室がない場合は予約を自動的にキャンセルする。導入には経験豊富なエンジニアが支援してくれるため安心できる。会議室利用のログデータから利用実態を把握し、会議室の管理・運用の分析に利用できるのも特長である。

■ 会議室ナビ
グループウェアのサイボウズGroonのパッケージとして採用されている。低消費電力の電子ペーパーパネルを採用し導入後のコストを抑えるとともに、パネル本体はマグネット式なので設置や設置後の移動が容易な点が特長。さらに、省電力通信を採用しており、1年間の継続使用が可能。地球にやさしい設計に加えて、会議室予約システムの性能も十分備えている点が魅力だ。

■ 電子ペーパー設備予約表示システム
desknet’s NEOと大日本印刷の電子ペーパー会議室予約表示システムが連携したサービス。端末はマグネットタイプで設置が容易であり、配線工事が不要である点が魅力的だ。また、電子ペーパー表示のためシンプルな操作やボタン型リチウム電池×4本のみで1年以上の長期運用が可能な低消費電力も特長である。

1-2. グループウェアとの連携が必要なく、単独利用を行う場合は専用の製品に注目

グループウェアとの連携が必要ない場合は、単独利用に特化している製品を選び、コストを抑える方向で進めることが理想的。単独利用を推す製品は16製品のうち次の2つ。

単独利用に便利な会議室予約システム

■ ROOM LEAD
Office 365とG Suiteとの連携も可能な製品だが、グループウェアと連携せずに単独利用を行う”Standardタイプ”も人気。会議室予約専用ポータルから空室検索や利用状況の確認、部屋の予約ができ、個人カレンダーにも反映する。クラウド型サービスのため初期導入コストを抑えつつメンテナンス、バージョンアップ等の手間や費用もかからない。フロアモニターを設置すれば各会議室の状態をリアルタイムで確認することが可能。すべての会議室の前にタブレットを設置できない場合でもフロアモニター1台で各会議室の集中管理ができ、予約登録、入室・退出・延長が行える。

■ Smart TimeShare
内田洋行が手掛けるシステムで、日本語・英語の2カ国語に対応。同社は先述した「SmartRooms」も同じく会議室予約システムとして展開しているが、グループウェアと連携するSmartRoomsとの相違点として、Smart TimeShareはグループウェアと連携しない、独自のスケジューラーを持ったオンプレミス型の会議室予約管理システムである点、そして来場者管理オプションなども充実している点が特長。SmartTimeShar導入後、事前に予約した会議室のキャンセル率が33%、自動キャンセル機能により稼働率が20%ほど向上したという実証実験の結果もある。

2. 導入先のオフィス規模：機能の充実さや多言語対応は必要？

会議室予約システムを導入するオフィスの規模によって、導入製品の絞り込みはさらに容易になるだろう。

2-1. 比較的に規模が大きい場合は海外製品が柔軟に対応してくれる

大企業のような企業規模の場合、利用するユーザーの数が多いことから細かいニーズに対応・微調整できるよう充実した機能を備えているシステムが導入するところが多い。例えば複数のオフィス（本社以外に複数の支店で導入する場合）に共通のシステムを入れると想定すると、尚更その必要性は高まる。

標準搭載の機能を充実させたシステムとしては、今回の16製品のうち4製品を占める海外製のシステムが多言語対応も含めておすすめ。海外製品は日本に先駆けて導入が進んだことから、現在の市場は激しく成熟期にある。日本の製品と比べると、詳細な利用分析レポートを含めた標準として揃う機能の充実さとデザイン性の高さが特長で、日本でも外資系企業での導入事例を中心に多く見かける。ここに挙げる4つの製品は海外でも高い評価を受け、日本での導入数も今後伸びると期待されるものだ。

加えて海外の支店への導入や海外出身の従業員を考慮した導入となると、多言語対応が可能なものも理想的。英語対応という点で言えば、下記の海外4製品以外に、後述する日本製のACALL MEETINGやResourceLook Online、SmartRooms、conferioなども対応可能だ。

標準搭載の機能が充実、多言語対応も可能な海外製予約システム

■ Teem
2018年にWeWorkに買収され、業界内での地位を上げつつある注目の海外製品で、日本でも導入企業が続々と増えている。会議室のみならず、デスクや他のスペースの管理も可能な点が特長。さらに受付（訪問者管理）システム機能もあるため、来訪者登録や入館作業の手続き、また会議室の予約から受付での会議室までの道のり表示機能といった対応業務の幅広さに定評がある。海外企業からも評価が高いデザイン性や、ビーコンやセンサーと連携しオフィススペースの管理や利用状況分析などのサポートも充実している点が特長。

■ Envoy
IT製品のレビュープラットフォームで有名なG2クラウドでも2019年で1位に輝くほど、今最も注目を集める海外製システム。デザイン性も「現代的な」受付サービスとして評価が高く、受付（訪問者管理）システム機能も兼ね備え、入館者から配達物までエントランスから入館した全てのヒトやモノを追跡・記録・分析する点が特長。一番の売りは登録が約5分で完了するセットアップのしやすさと機能の使いやすさにあり、世界中でシェアを伸ばしている。

■ Robin
アメリカを中心に海外で非常に人気の高い製品の1つ。Teemと同じく、会議室以外のデスクなどの空き情報もマッピングして確認できるため、フリーアドレスやABWを導入する企業では、社員がデスクの空き情報を確認したいときにも役立つ。エンタープライズでの導入にも対応可能で、「場所に縛られない働き方」を実践しつつ効率よく空きスペースを活用したい企業におすすめ。

■ RoomWizard
世界最大級のオフィス家具メーカーのSteelcaseが提供する会議室予約システムで、部屋だけでなくオープンスペースのような広々とした共有スペースの空き情報の把握にも対応。フリーアドレスの導入によりオフィスの空いているスペースで会議を済ませたいというニーズは高まるが、そのような時にオープンスペースの一画を臨時で押さえることができるので便利だ。どのスペースにも設置できるという強みを生かし、オフィススペースの管理や利用状況分析などのサポートも充実している。

2-2. 幅広い規模の対応では基本機能を十分に備える日本製に着目

日本製システムは、先述したタブレット型会議室予約システムの基本的機能を十分に備え、かつ大手メーカーによる開発と国内での安定した導入実績を持つ製品が並ぶ。基礎機能に集約している点から導入先の企業規模を特に選ばないため、幅広く企業への導入対応が可能。先述の日本製品5つに加え、3つの製品を紹介。

基本機能に集約、安定した実績を持つ日本製の会議室予約システム

■ Biz Room
パナソニックが開発した会議室管理システム。Office365と部屋前端末を連携させることでリアルタイムの管理ができるようになる。シンプルなデザインで直感的な操作が可能な他、パナソニックが提供するテンプレートをベースに会議室利用のログデータをExcelやTableauで集計・分析することもできる。さらに、位置情報の連携によりリアルタイムにヒト・モノの場所を把握でき、現状の働き方における課題を見える化することができる。

■ conferio
大手事務機器・家具メーカーのITOKIが開発する会議室予約システム。会議室前に端末を設置し、その場で予約・延長などの利用状況アラートを直感的に操作することができる。急な来客や打ち合わせの際も、その場で部屋の利用状況を確認できるため効率的な会議室の運用が可能。また、総合案内端末を設置することで、一度に複数の会議室利用状況を確認できるのも魅力の1つ。Office 365とG Suiteに対応。

■ iMeeting-R
NTTデータ ジェトロニクス株式会社開発のシステム。NTTデータで700室以上の導入実績があり、本社、支部併せた幅広い導入もスムーズに行える。また、クラウド型のみならず、自社ネットワーク内で完結するオンプレミス型のサービスも提供。シンプルな操作性に無料トライアル期間もついているため、複数オフィスへの導入ハードルを低くしたい企業にもおすすめ。自分の予約情報の一覧を確認したり、会議室の端末からドリンクオーダーすることもでき、汎用性の高い製品である。

3. 受付との連携：受付業務もカバー or 来訪者データの管理・共有のみ？

タブレットを活用したオフィス運用は、会議室予約システムのほかにも「受付（来訪者管理）システム」としてオフィスの受付・エントランスでも採用されている。この受付システムと会議室予約システムを同時導入または連携させて、より包括的にオフィス運用や来訪者対応、データ管理を行う企業が増えていることから、会議室予約システム選びを行う検討材料の1つとして追加できる受付機能の有無を考えることもおすすめする。

この受付（来訪者管理）機能は主に2つに分けられる。1つはエントランスに設置されるタブレットと共に、来訪者データ管理を含めた一連の受付業務をすべて会議室予約システムと連携してカバーするタイプ、もう1つは従来の有人対応の受付スタイルをそのままに、会議室予約システムは受付担当者との訪問者データ共有・管理のみを行うタイプである。

参考記事：「受付を何とかしたい」見た目も業務もスマートにする、タブレット型受付システムまとめ

3-1. 受付機能も一緒に導入したい場合は海外2製品か、日本製のACALL

会議室の予約時に来訪者情報を登録し、受付と連動することで一連の業務削減につながるサービス。入館から会議室の案内・利用、退館手続きまでのスムーズな来客対応を実現し、スマートなオフィス運用につなげる。日本製はACALLが高い人気を誇るほか、海外製のTeemやEnvoyも利用ケースがよく見られる。

受付機能が追加可能な会議室予約システム

■ ACALL MEETING
日本製の会議室予約システム製品の中でも最も万能性に優れた製品の1つ。専用のスマートフォンアプリをダウンロードすることで、瞬時に部屋を押さえ緊急会議を予約なしで開くことが可能。アプリのQRコードにより予約者以外の使用を制限することもできる。また、連携できるビジネスチャットやカレンダーの種類も豊富で、来訪者にQRコードを送信することで受付からスムーズに応対することができる。さらに受付（訪問者管理）システムとしてiPadアプリの「ACALL RECEPTION」を設置することで、会議室使用のみならず、来訪者の入館作業もカバー可能。iPadの設置とアプリのダウンロードだけでスムーズかつ簡潔に導入できる点も魅力の1つだ。

※Teem、Envoyも含む

3-2. 受付との来訪者データ管理のみに済ませたい場合は少し安価に抑えられるこの2製品

来訪者データの共有・管理のみでも会議にかかるあらゆる作業や手間を減らすことができ、会議そのものに集中できる環境を社員に提供することが可能。少しのオプション機能追加で、コストを抑えながら受付業務もサポートする製品は以下の2つ。

来訪者データ管理を行う会議室予約システム

■ BRoomHubs
月額30,000円から導入することができる。完全な受付システム機能を兼ね備えているわけではないが、会議室予約と同時に来訪者の登録ができるため、受付担当者とのスムーズな情報共有が可能。さらに、会議室・応接室の同サービスの費用負担を部署ごとに選択することも可能で、経費を社内の部署で分割し会議室を使う機会が少ない部署はその分負担も少なくなるなど、オフィススペース利用の公平感を生み出しやすい。ユーザー個人別によく使う拠点やフロアも登録可能で、だれがどこにいるかも把握可能。導入規模は10室から100室以上までカバーしており、柔軟な対応をしてくれるという点も特長の1つだ。

■ ResourceLook Online
会議室の部屋前端末以外に会議室予約以外の設備管理が可能な集中管理端末、すべての会議室の予約状況を確認できる観覧端末などの導入ができる。また、Outolookの予定表から来訪者情報を登録することができ、お茶出しの必要性や参加人数を把握することでスムーズな来客対応を行うことができる。また会議室の利用ランキングや時間外利用の実績、キャンセルログなど運用の分析に必要なレポート機能も充実している。

4. 画面のデザイン性：シンプルさ or 拡張性？

社員がよく利用する会議室に備え付けられたタブレットは社員の目に頻繁に入るものであり、またよく利用するものにもなる。年齢を選ばないシンプルなデザインに徹したシステムや、もしくは企業色を出しやすくこだわりのあるデザインも可能なシステムを選ぶかは企業によって大きく別れるポイントの1つだ。

基本的な機能に集約したBiz Room、conferio、iMeeting-Rといった製品は画面もシンプルなものが多く、大企業のような幅広い社員が利用する環境でも手軽に導入しやすい。一方、ACALLや海外製のTeem、Envoy、Robin、RoomWizardらは先進的でクールな画面に高い拡張性が特徴的で、企業カルチャーや雰囲気を明確に表現したいベンチャー企業やスタートアップからの人気が高い。もちろん使いやすさにおいてはどちらも共通で追求されているポイントのため、大きな差はないというのが現時点での筆者の見解だ。

5. 低価格で導入可能：タブレット代わりのNFC

初期費用を抑えたい企業におすすめ。タブレットの代わりにNFCを活用することで、空予約の防止や利用履歴の閲覧が引き続き可能になる。NFCとは【Near Field Communication】の略で、ICカードなどに用いられる無線通信技術のこと。このNFCシールと専用スマホアプリで会議室の予約や入退室の操作を行うことができる他、工事が不要なため容易に導入できる点や維持費が抑えられる点が魅力だ。

■ touch-mee
専用のスマートフォンアプリと会議室の前にNFCシートを張ることで、スマホだけで会議室の予約管理が可能。Office365、G　Suiteの施設予約と連携するだけでアプリから会議室の予約ができるようになる。スマホのみならず、社員証となるICカードでの利用も可能なためタブレット型のような便利さを実現しやすい。

シールを張るだけなので工事費用を含め初期費用は掛からず、低コストで導入が可能だ。また、会議室だけでなくオープンスペースにシールを張ることでその場を簡易会議室として管理できるようになる。見た目にこだわりたいという場合は自由にシートのデザインをこだわることもできる。

効率的な会議室の運用に

今回紹介した会議室予約システムは、会議室の予約管理業務をスムーズにするための重要なツールになるだろう。見た目にもこだわりつつ、会議室を効率よく運用していくツールとしてこの記事で紹介した製品を役立ていただきたい。